Confirmaties
Ø De activiteiten en overnachtingen in Best Western Hotel Ter Elst dienen geconfirmeerd te worden. Het terugsturen van een ondertekende offerte of bevestiging voldoet om de boeking te confirmeren. Elk ondertekend document verbindt de ondertekenaar in eigen naam evenals de persoon of rechtspersoon waarvoor de ondertekenaar handelt. Onze salesmedewerkers kunnen, voor grote evenementen, een financiële aanbetaling vragen. Deze wordt gebaseerd op een percentage van het bedrag volgens offerte.
Timing en aantal deelnemers
Ø De Cliënt zal het overeengekomen tijdstip en aantallen van het evenement in acht nemen. Hij zal het hotel een compensatie betalen van € 30,00 per personeelslid en per uur in geval van overuren, verlies of onvoorziene bijkomende uitgaven vergoeden indien deze clausule niet gerespecteerd wordt.
Ø Wijziging van het aantal personen:
Ø Bij het reserveren van een evenement kunt u het aantal personen tot een week op voorhand wijzigen. Indien het aantal personen minder dan 1 week voor het evenement wijzigt, wordt het initiële aantal personen gefactureerd. Zonder schriftelijke melding van de klant wordt het vooropgestelde aantal gasten dat vermeld staat op de offerte in rekening gebracht. Aanpassingen aan het deelnemersaantal mogen niet hoger of lager zijn dan 10% van het initiële aantal dat vermeld staat in het contract. Bijkomende deelnemers zullen aan het overeengekomen tarief aangerekend worden.
Annulering
Ø Annuleren van een vergader- of een feestzaal kan kosteloos tot 30 dagen voorafgaand aan de activiteit. Indien de zaal/het event wordt geannuleerd binnen de 30 dagen voor aanvang van de activiteit, wordt 100% van de zaalhuur in rekening gebracht (in geval van een pakket wordt de officiële zaalhuur in rekening gebracht). Vervalt de activiteit binnen 10 dagen voor de vooropgestelde datum, wordt 100% van de totale prijsofferte aangerekend.
Ø Annuleren van hotelkamers kan tot 14 dagen voor de geplande aankomstdatum (voor 12u00). Deze annulering is kosteloos. Bij een annulering na 14 dagen voor aankomst of in geval van "no show" wordt 100% van de kamerprijs in rekening gebracht.
Ø Annuleren van een teambuilding of een deel van de opdracht, en/ of het wijzigen van het aantal personen, kan alleen schriftelijk. In ieder geval wordt 25% in rekening gebracht van het reeds gereserveerde event.
Bij annulering binnen: 30 dagen voor de activiteit, wordt er 50%, 22 dagen voor de activiteit, wordt er 75%,
15 dagen voor de activiteit, wordt er 100% van de overeengekomen prijs in rekening gebracht.
Ø Indien het vooropgestelde aantal gasten afwijkt van het bevestigde aantal gasten, heeft het hotel het recht een meerprijs aan te rekenen voor de vooropgestelde zaal. Indien de cliënt een pakketprijs heeft zal een meerprijs worden gevraagd volgens de algemene zaalprijzen.
Ø Annuleringen dienen steeds schriftelijk te worden meegedeeld aan Ter Elst. De klant kan zich enkel beroepen op de annulering indien deze van Ter Elst een ontvangstmelding kreeg als bewijs van de gevraagde annulering.
Betaling
Ø De evenementen op Ter Elst worden automatisch gefactureerd. Deze facturen worden u daags na de activiteit per post opgestuurd. Indien u op de dag van het evenement wenst te betalen, dient u dit bij de reservatie mede te delen. De rekening wordt u aan de receptie van het hotel aangeboden; de factuur wordt u later toegezonden.
Ø Alle rekeningen of facturen zijn contant betaalbaar, tenzij anders overeengekomen. Indien het factuurbedrag niet betaald wordt op de vervaldatum (30dagen na eventdatum), zal het zonder ingebrekestelling eveneens verhoogd worden met een forfaitaire vergoeding van 10% met een minimum van € 125,00.Op het bedrag van de facturen is van rechtswege een interest verschuldigd, gerekend tegen 15% per jaar, vanaf de vervaldag door het eenvoudig bereiken van de termijn en dit zonder enige ingebrekestelling. Alle kosten veroorzaakt door wanbetaling vallen ten laste van de klant.
Ø Klachten of bezwaren moeten schriftelijk worden ingediend binnen 8 dagen na factuurdatum. Na deze termijn worden onze leveringen en prestaties beschouwd als zijnde definitief aanvaard. Voor de geleverde spijzen en dranken is na verbruik geen klacht meer mogelijk.
Algemeen
Ø Vermelde bedragen zijn niet commissioneerbaar tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Ø Het is niet toegelaten eigen catering te verbruiken op Ter Elst tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk vermeld op het contract. Indien u eigen catering meebrengt wordt en stopselgeld en/of couvertgeld in rekening gebracht.
Ø PO nummer of bestelbon nummer dient uiterlijk 1 dag na het evenement gekend te zijn. Bij niet opvolgen van deze procedure kunnen er administratieve kosten in rekening gebracht worden.
Ø De gegevens van de klant zullen niet aan derden worden meegedeeld. De klant laat toe deze gegevens door Ter Elst te gebruiken voor toekomstige acties of promoties. De klant kan zich hier schriftelijk van uitschrijven.
Ø Mochten door onvoorziene omstandigheden sommige van de overeengekomen spijzen en dranken niet kunnen geleverd worden, dan behoudt Ter Elst zich het recht het menu aan te passen met gelijkwaardige spijzen of dranken, zonder dat dit aanleiding kan geven tot prijsvermindering of schadevergoeding.
Ø De klant verklaart uitdrukkelijk te verzaken aan de verkorte verjaringstermijnen, voorzien door art. 2771 van het Burgerlijk Wetboek, voor zover dit artikel op de geleverde diensten van toepassing is.
Ø Verzending of afgifte van het BTW-briefje aan de klant, houdt geen bewijs of vermoeden dat de rekening door de klant betaald werd. Evenmin het niet aftekenen van de rekening.
Ø Schade die hetzij opzettelijk, hetzij onopzettelijk werd aangebracht aan de installaties of infrastructuur van Ter Elst, valt solidair onder de verantwoordelijkheid van diegene die ze veroorzaakt heeft, en deze die het evenement heeft georganiseerd. Behoudens andere afspraken na de feiten, zal de schade gefactureerd worden.
Ø De klant dient zich in regel te stellen met, en is verantwoordelijk voor administratieve verplichtingen voor het evenement dat hij organiseert, zoals gebeurlijk het vragen van toelating aan de overheid, SABAM etc.
Ø Alle geschillen vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van het Vredegerecht van Kontich of de Rechtbanken en Vredegerechten van Antwerpen Stad, dit naar de keuze van Ter Elst.
Ø Ter Elst is niet verantwoordelijk voor aangebrachte materialen van derden.
Ø Vermelde prijzen zijn geldig t.e.m. 31/12 van het kalenderjaar.
|
