Boek uw overnachting!
+
RESERVEER NU!

Tips: een vergadering organiseren

Om belangrijke informatie te verspreiden, om moeilijke beslissingen te nemen, om nieuwe inzichten te bekomen, enzovoort: er zijn verschillende redenen waarom het nodig kan zijn om een vergadering te organiseren. De meeste bedrijven besteden hier dan ook een aanzienlijk budget aan. Het is echter belangrijk dat een vergadering steeds efficiënt verloopt om zo de gestelde doelen te bereiken. Met een inefficiënte vergadering gaat er immers veel kostbare tijd en geld verloren. Daarom vindt u in wat volgt enkele praktische tips voor het organiseren van een geslaagde vergadering.

Een must voor elke vergadering: een goede zaal

Een vergadering hangt grotendeels af van de inzet van de deelnemers, en deze inzet wordt mee bepaald door de omgeving waarin de vergadering georganiseerd wordt. Een te kleine, donkere ruimte zal bijvoorbeeld absoluut niet bevorderlijk zijn voor de algemene sfeer van de samenkomst. Voldoende daglicht is dan ook een must. Bepaal op voorhand ook nauwkeurig hoeveel mensen er aanwezig moeten zijn op de vergadering, zodat u een zaal kan kiezen die zeker groot genoeg is.

Een must voor elke vergadering: een goede zaal.
Vergeet niet om ook de nodige aandacht te besteden aan de ligging en de bereikbaarheid van de vergaderzaal of het vergadercomplex. Een gratis parking in de buurt zorgt er bijvoorbeeld voor dat de deelnemers zich tijdens de vergadering geen zorgen hoeven te maken om hun wagen. Heeft u de geknipte zaal gevonden voor uw vergadering? Goed, dan kan u beginnen aan de voorbereiding ervan.
Heeft u de geknipte zaal gevonden voor uw vergadering?

De vergadering voorbereiden

Een goede voorbereiding is het halve werk om efficiënt te vergaderen. Daarom is het de taak van de voorzitter om op voorhand het doel van de vergadering goed af te bakenen en kort en bondig te formuleren. Aan de hand daarvan kan u een planning opstellen. Hierin vermeld u om hoe laat en waar de vergadering zal plaatsvinden, wat het doel is en wat de deelnemers eventueel moeten voorbereiden. Deze planning dient u tijdig te verspreiden onder alle deelnemers en fungeert tegelijk als uitnodiging voor de vergadering. Ten slotte moet de voorzitter ook controleren of alle nodige faciliteiten aanwezig zijn. Een beamer, een scherm of flip chart, goede verlichting en eventueel verduistering, audio-visuele hulpmiddelen, pennen en papier, enzovoort. Met een deftige voorbereiding kan de vergadering goed van start gaan!

Efficiënt vergaderen in Ter Elst

Een goede voorbereiding en het vinden van een geschikte vergaderzaal zijn ongetwijfeld twee van de belangrijkste zaken om tot een geslaagde vergadering te komen. Ter Elst kan u alvast helpen bij het vinden van die ideale locatie. Ons congresgebouw bevindt zich namelijk vlak bij de E19 en de Antwerpse Ring en beschikt over een grote gratis parking. U kan bij ons maar liefst kiezen uit 19 volledig uitgeruste, polyvalente zalen om efficiënt te vergaderen. Laat ons weten wat u juist zoekt en we toetsen dit aan onze mogelijkheden! Indien gewenst kan u ook een beroep doen op onze externe cateringpartners of uw vergadering koppelen aan een overnachting in ons hotel. Contacteer ons op +32(0)3 450 90 00 of sales@terelst.be voor verdere inlichtingen!