Algemene voorwaarden

Algemene Voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle prestaties die door Ter Elst nv (KBO 0415.320.148) (verder: Hotel Ter Elst) worden uitgevoerd, tenzij er uitdrukkelijk van wordt afgeweken in een specifieke en schriftelijke overeenkomst. Door een reservatie te plaatsen of een offerte aan te vragen bij Hotel Ter Elst erkent de klant kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en aanvaardt hij de toepasselijkheid ervan zonder enig voorbehoud, met uitsluiting van zijn eigen algemene voorwaarden.

Versie 2022

Reservaties

 Hotel Ter Elst kent drie types reservatie: 1) enkel zaal (‘Zaalreservatie’), 2) enkel hotelkamer (‘Hotelkamer’) en 3) zaal en bijhorende diensten en/of producten (‘Evenement’). Deze bijhorende diensten en producten hebben onder meer betrekking op catering, technische diensten, technisch materiaal, personeel, service fees, … . Reservaties dienen steeds door Hotel Ter Elst te worden aanvaard. Zodra de klant een offerte van Hotel ter Elst ondertekent en aan Hotel Ter Elst bezorgt zijn Partijen gebonden door de inhoud (prijzen, diensten en producten, data, duur, aantallen, …) ervan, voor zover de offerte tijdig aan Hotel Ter Elst werd bezorgd.

 Hotel Ter Elst zal steeds naar best vermogen handelen en steeds trachten de bestelde prestaties uit te voeren conform de verwachtingen van de klant.

Wijziging en/of annulering van reservaties

Eens Partijen zijn gebonden door een reservatie is een annulering of een wijziging enkel mogelijk onder de volgende modaliteiten, tenzij anders uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen:

Een Zaalreservatie kan meer dan 30 dagen op voorhand kosteloos worden geannuleerd. Bij annulering minder dan 30 dagen op voorhand zal 100% van de zaalprijs worden aangerekend.

Een Evenement kan meer dan 30 dagen op voorhand kosteloos worden geannuleerd, behalve wat betreft de eventueel reeds door Hotel Ter Elst gemaakte kosten. Bij annulering minder dan 30 dagen doch meer dan 15 dagen op voorhand zal 100% van de zaalprijs worden aangerekend en 50% van de bijhorende diensten en producten, meer de eventueel reeds door Hotel Ter Elst gemaakte kosten. Bij annulering minder dan 15 dagen op voorhand zal 100% van de zaalprijs worden aangerekend en 100% van de bijhorende diensten en producten.

Een Hotelkamer kan tot 30 dagen voor de geplande aankomstdatum (vóór 12u00) kosteloos worden geannuleerd. Bij annulering minder dan 30 dagen doch meer dan 15 dagen op voorhand zal 50% van de kamerprijs worden aangerekend. Bij annulering minder dan 15 dagen op voorhand zal 100% van de kamerprijs worden aangerekend.

Het aantal personen voor een Evenement kan tot één week op voorhand, en enkel schriftelijk, gewijzigd worden. Ingeval van wijziging minder dan één week voor het evenement, zal het initiële aantal personen als minimum worden aangerekend.

Verminderingen van maximaal van 25% tegenover het vooropgestelde aantal uit de offerte/reservatie zullen worden aanvaard, zodat steeds minimaal 75% van de initiële offerte/reservatie zal worden gefactureerd. Verminderingen van meer dan 75 % tegenover het vooropgestelde aantal uit de offerte/reservatie zal door Hotel Ter Elst kunnen worden gelijkgesteld met een annulering, en zullen de bovenvermelde modaliteiten gelden.

Tenzij voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van Hotel Ter Elst, kan het deelnemersaantal slechts met maximaal 10% van het initiële aantal worden verhoogd. Tenzij het maximaal aantal deelnemers reeds bereikt is bij de offerte aanvraag. Bijkomende deelnemers zullen aan het overeengekomen tarief aangerekend worden.

Indien een wijziging van het aantal deelnemers een extra kost veroorzaakt in hoofde van Hotel Ter Elst (bv. andere zaal, extra personeel, …) kan deze kost worden doorgerekend aan de klant.

 Annuleringen en/wijzigingen dienen steeds schriftelijk te worden meegedeeld. Aan Hotel Ter Elst gebeurt dit per mail op info@terelst.be. De klant kan zich enkel beroepen op de annulering indien deze van Hotel Ter Elst een ontvangstmelding kreeg als bewijs van de gevraagde annulering.

De Klant erkent dat bovenvermelde annuleringsmodaliteiten evenredig zijn en dat de stipte naleving ervan noodzakelijk is voor Hotel Ter Elst voor een goede organisatie van haar dienstverlening evenals van die van derden waar Hotel Ter Elst mee samenwerkt (vrijhouden en organisatie van de zalen, afspraken met derden, voorbereidende kosten, inschakelen personeel, aanschaf materialen en producten …).

 Hotel Ter Elst behoudt zich het recht voor om een voorschot te vragen op de offertes/reservaties. Indien het voorschot niet door de Klant wordt betaald binnen de door Hotel Ter Elst vooropgestelde periode, behoudt Hotel Ter Elst zich het recht voor om de reservatie met onmiddellijke ingang en zonder voorafgaande kennisgeving te annuleren.

Betaling

 Hotel Ter Elst factureert haar prestaties daags na de uitgevoerde prestaties of daags na de annulering. De facturen worden per email opgestuurd. Indien de klant op de dag van de prestatie wenst te betalen, dient hij dit bij de reservatie mede te delen. De rekening wordt dan aan de receptie van het hotel aangeboden en de factuur wordt later toegezonden. Indien de klant wenst dat een PO nummer of andere referte wordt opgenomen op de factuur zal de klant dit nummer/referte aan Hotel Ter Elst dienen te bezorgen vóór aanvang van de reservatie .

 Tenzij anders overeengekomen, zijn alle rekeningen of facturen van Hotel Ter Elst betaalbaar binnen 14 dagen na de factuurdatum. Bij gebreke daaraan te voldoen zal van rechtswege en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling, het factuurbedrag verhoogd worden met 10% (en met een minimum van € 125,00) en zal een nalatigheidsinterest verschuldigd zijn van 8% per jaar tot op de dag van integrale betaling. Daarnaast zullen alle kosten (met inbegrip van gerechtskosten) veroorzaakt door wanbetaling van de klant ten laste van de klant vallen.

 Klachten moeten schriftelijk worden ingediend binnen 24u na het ontstaan van de oorzaak van de klacht. Na deze termijn zijn klachten niet meer geldig en worden de prestaties van Hotel Ter Elst beschouwd als zijnde definitief aanvaard. Voor de geleverde spijzen en dranken is na verbruik geen klacht meer mogelijk. Verzending of afgifte van het BTW-briefje aan de klant, houdt geen bewijs of vermoeden dat de rekening door de klant betaald werd. Evenmin het niet aftekenen van de rekening.

 Hotel Ter Elst betaalt in geen geval commissies aan tussenpersonen, tenzij voorafgaandelijk uitdrukkelijk akkoord daaromtrent.

Overmacht

 Ingeval Hotel Ter Elst geconfronteerd wordt met een situatie van overmacht wordt de uitvoering van haar verbintenissen automatisch geschorst zolang die situatie van overmacht duurt. Indien die situatie van overmacht langer dan 2 maanden duurt, kan Hotel Ter Elst de overeenkomst ontbonden verklaren in welk geval zij bevrijd is van al haar verbintenissen. De klant kan dan geen aanspraak maken op enige schadevergoeding of terugbetaling van reeds betaalde bedragen.

 Onder overmacht voor Hotel Ter Elst worden alle omstandigheden begrepen die niet te wijten zijn aan een fout in hoofde van Hotel Ter Elst en die de uitvoering van de verbintenissen van Hotel Ter Elst onmogelijk maken, ernstig bemoeilijken, ernstig vertragen of minstens 7% kostelijker maken, zoals onder meer doch niet uitsluitend brand, machinebreuk, ongevallen, stakingen of lock-outs, uitzonderlijke verkeershinder, uitzonderlijke weersomstandigheden zoals storm, sneeuw en overstromingen, verhogingen van belastingen, maatregelen van de overheid, inflatie, epidemie, oproer of oorlog, fouten van, vertragingen bij, prijsverhogingen door of overmacht bij leveranciers van goederen of diensten. Het ontoerekenbaar en onvermijdbaar karakter van voormelde omstandigheden wordt steeds geacht verworven te zijn.

 Door de overheid opgelegde maatregelen zullen enkel door de klant kunnen worden beschouwd als overmacht indien de geplande activiteit daardoor verboden wordt, niet indien daardoor de activiteit van de klant (ernstig) wordt bemoeilijkt.

Algemeen

 Het is de klant niet toegelaten eigen catering te verbruiken op Hotel Ter Elst tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen. In voorkomend geval zal stopselgeld en/of couvertgeld in rekening gebracht worden.

 Hotel Ter Elst verwerkt de persoonsgegevens van haar klanten voor klantenbeheer en direct marketing. Indien de betrokken geen berichten over toekomstige acties of promoties wil ontvangen, kan hij u zich hiertegen gratis verzetten. De gegevens kunnen worden meegedeeld aan verwerkers die in opdracht van Hotel Ter Elst werken. Elke betrokkene heeft recht inzage van en rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens te verzoeken of beperking van de verwerking ervan te vragen. Om deze rechten uit te oefenen, kan u contact opnemen met Hotel Ter Elst via info@terelst.be. Bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (1000 BRUSSEL, Waterloolaan 115) wordt een openbaar register gehouden van de geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens. Indien u bijkomende inlichtingen wenst over de wijze waarop Hotel Ter Elst gegevens verwerkt, kan u dit register raadplegen.

De volledige privacy policy van Hotel Ter Elst is te lezen op de website www.terelst.be .

 Mochten door onvoorziene omstandigheden sommige van de overeengekomen spijzen en dranken niet kunnen geleverd worden, dan behoudt Ter Elst zich het recht het menu aan te passen met gelijkwaardige spijzen of dranken, zonder dat dit aanleiding kan geven tot prijsvermindering of schadevergoeding.

 De klant verklaart uitdrukkelijk te verzaken aan de verkorte verjaringstermijnen, voorzien door art. 2271 van het Burgerlijk Wetboek, voor zover dit artikel op de geleverde diensten van toepassing is.

 Schade die hetzij opzettelijk, hetzij onopzettelijk werd aangebracht aan goederen, installaties of infrastructuur van Hotel Ter Elst, valt solidair onder de verantwoordelijkheid van diegene die ze veroorzaakt heeft en diegene die het evenement heeft gereserveerd.

 De klant dient zich in regel te stellen met, en is verantwoordelijk voor administratieve verplichtingen voor het evenement dat hij organiseert, zoals gebeurlijk het vragen van toelating aan de overheid, SABAM, billijke vergoeding (enkel van toepassing bij dans, uitgezonderd huwelijksfeest etc.). De klant zal Hotel Ter Elst integraal vrijwaren voor enige vordering die jegens Hotel Ter Elst zou worden gesteld wegens het niet naleven van enige verplichting door de klant.

 Hotel Ter Elst kan, behoudens in het geval van opzet of grove fout, niet aansprakelijk worden gesteld voor enig verlies of schade van om het even welke aard welke geheel of gedeeltelijk het gevolg zou zijn van een aan Hotel Ter Elst of een van haar aangestelden toe te schrijven fout of nalatigheid in de uitvoering van de verstrekte diensten. De aansprakelijkheid van Hotel Ter Elst is in ieder geval beperkt tot het bedrag dat door Hotel Ter Elst werd aangerekend voor het deel van de prestaties waarop de beweerde aansprakelijkheid betrekking heeft.

In geen geval kan Hotel Ter Elst aansprakelijk worden gesteld voor beschadiging of diefstal van materiaal van klanten of van derden.

 Onverminderd het hiervoor bepaalde heeft Hotel Ter Elst het recht de uitvoering van haar prestaties te schorsen zo één van haar staten of facturen niet tijdig werd betaald en dit tot volledige aanzuivering van de openstaande bedragen.

 Hotel Ter Elst kan elke overeenkomst zonder ingebrekestelling of gerechtelijke tussenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien de klant, acht (8) kalenderdagen na de verzending van een aangetekende ingebrekestelling, aan een of meer van zijn verplichtingen jegens Hotel Ter Elst niet, niet behoorlijk of niet volledig voldoet of daarmee in strijd handelt.

Hotel Ter Elst heeft bovendien het recht de overeenkomst zonder ingebrekestelling of gerechtelijke tussenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen indien de klant in staat van faillissement is verklaard, zijn betalingen heeft gestaakt, uitstel van betaling heeft aangevraagd of verkregen van één of meer van zijn schuldeisers, of het vrije beheer over zijn vermogen heeft verloren. De klant heeft alsdan geen recht op schadevergoeding.

 De nietigheid, ongeldigheid, niet-afdwingbaarheid of niet-uitvoerbaarheid van (een) bepaling(en), heeft op geen enkele wijze de nietigheid, ongeldigheid of niet-uitvoerbaarheid van de overige bepalingen tot gevolg. Ingeval van nietigheid, ongeldigheid, niet-afdwingbaarheid of niet-uitvoerbaarheid van (een) bepaling(en) dan worden partijen geacht een bepaling te zijn overeengekomen in overeenstemming met het toepasselijke recht en zal de bepaling in kwestie dienovereenkomstig en automatisch worden aangepast.

 Elke overeenkomst die met Hotel Ter Elst wordt aangegaan is onderworpen aan het Belgische recht. Alle geschillen vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van het vredegerecht of de rechtbank dat bevoegd is in het arrondissement van de zetel van Hotel Ter Elst .